Les franchiseurs qui performent s’équipent d’un logiciel de gestion de franchise dès qu’ils commencent à structurer leur activité.
Pour les petites franchises, la question de l’utilité d’un logiciel de gestion de franchise peut se poser. C’est souvent quand les inconvénients d’une organisation informatique un peu artisanale se font ressentir qu’elles se rendent compte du besoin. Mais difficile d’en mesurer les apports tant qu’on n’a pas testé !
Nous avons listé pour vous les différentes utilités d’un logiciel ou d’une application de gestion de franchise.
Harmoniser les données pour mieux gérer
Un logiciel de gestion de franchise évite d’avoir à se créer un référentiel d’informations. Toutes les agences sont sûres de travailler dans le même format, et les remontées d’informations sont simples.
Le logiciel franchise assure un reporting commun à toutes les agences, qui permet de comparer les résultats de manière objective.
Il permet d’identifier pour chaque agence les points d’amélioration possibles par rapport à une moyenne ou à des caractéristiques choisies.
Donner des outils pour travailler plus efficacement et plus vite
Le gain de productivité et de temps est visible très rapidement selon les utilisateurs de ces logiciels. Les domaines d’utilisation sont multiples :
- Gestion des contacts
- Devis et factures, y compris pour les abonnements et les paiements en plusieurs fois
- Tunnels de ventes
- Mails pré-formatés
- Commandes internes
- Alertes pour les relances commerciales
Le tout avec un point d’entrée unique facile à prendre en main.
Recruter plus facilement de nouveaux franchisés
Proposer un logiciel de gestion de franchise constitue un argument de recrutement supplémentaire.
Le fait d’avoir un outil informatique déjà paramètré est rassurant. Le nouveau franchisé n’aura pas à passer par l’étude des différentes possibilités ou la mise en place fastidieuse d’outils maison à base de tableurs par exemple. Il voit vite qu’il gagne du temps et peut donc se consacrer pleinement au développement plutôt qu’à de l’administratif et de la gestion.
Partager les bonnes pratiques avec le réseau de franchises
Avec un outil commun, la tête de réseau peut plus facilement partager des pratiques et méthodes facteurs clés de succès. Et celles-ci ont plus de chances d’être appliquée. Quelques exemples concrets :
- La définition des champs à renseigner pour chaque prospect et client pour gagner en temps et en qualité dans les échanges,
- L’organisation des étapes de prospection pour suivre un tunnel de vente qui corresponde exactement au métier,
- L’analyse des données clients pour un meilleur ciblage marketing et commercial et porter l’effort au bon endroit.
Faciliter la facturation des redevances
C’est le cauchemar de nombreux franchiseurs, qui se retrouvent scotchés de longues heures sur leur tableur ou leur base de données chaque mois pour contrôler les informations puis sortir les factures de redevance.
Avec certains logiciels de gestion de franchise, vous pouvez paramétrer la remontée automatique des informations de chiffre d’affaires et les autres éléments nécessaires. Puisque vous aurez défini vos critères de facturation, il suffit ensuite d’un clic pour émettre et envoyer de manière groupée des factures de redevance. Un énorme gain de temps, pour une forte baisse des risques d’erreur.
Communiquer simplement en évitant de multiplier les mails
L’application franchise peut centraliser les communications générales et leur assurer une visibilité constante. Les boîtes mail du réseau sont moins encombrées, l’empreinte carbone est réduite et l’information ne disparaît que si vous décidez de supprimer la news.
Ce type d’espace de communication directement dans l’outil assure aussi de trouver dans un seul endroit toutes les dernières informations partagées avec le réseau.
Suivre et accompagner les franchisés au moment où ils en ont besoin
Un logiciel franchise a aussi pour but de piloter et de gérer les activités du réseau de franchises. Les tableaux de bord peuvent être paramétrés pour suivre exactement les indicateurs dont vous avez besoin.
Un reporting précis en temps réel aide à suivre les performances commerciales et financières et évaluer la rentabilité. Ainsi, une aide peut être apportée au bon moment pour les agences qui en ont besoin.
Réduire les dépenses
S’équiper en outil de gestion de franchise peut aussi parfois permettre de faire baisser les coûts en supprimant :
- Les abonnements à plusieurs logiciels pour effectuer les mêmes actions,
- Les doubles saisies et actions manuelles qui, mises bout à bout, finissent par avoir un coût important si on raisonne en masse salariale.
Les autres outils informatiques des franchises
Le logiciel de gestion de franchise doit être distingué du logiciel de recrutement. Ce dernier est principalement dédié au processus de recrutement des franchisés et à leur animation. Les fonctionnalités de gestion et de développement de franchises sont généralement inexistantes ou très réduites.
Il existe d’ailleurs d’autres outils utilisés par les franchiseurs, concessionnaires et réseaux. Le mieux et de comparer leurs fonctionnalités.
Pour s’assurer que le logiciel de gestion de franchise réponde à vos attentes, il est très important de demander une démonstration. Elle ne vous engage à rien, et vous pourrez ainsi vérifier que les fonctionnalités dont vous avez besoin sont bien prises en charge.
